为什么word转pdf出现空白页(毕业季，送你一份论文格式调整指南)

转载自少数派（https://sspai.com/），作者书藏当一个同学问我论文格式问题时，我欣然应允，当两个、三个同学问我论文格式问题时，我意识到了某个问题的存在，当预答辩的老师在那里说着“你们不会比对着学校的格式要求一个一个看吗”的时候，我终于恍然大悟，啥，就那个写的不清不楚的东西？所以我打算以硕士论文模板为基础，自己整理一份 word 版论文格式要求，补充一些缺失细节的同时，给出在 word 中进行这些格式设置的方法。

文中一些图片可能无法看清楚，可以点开大图查看不使用 LaTeX（注：一种排版系统，上手门槛较高）的原因主要是学校要求最后的提交版本是 doc 或 docx 格式，而 LaTeX 转 word 终究无法尽善尽美。

为了描述方便，先声明 word 中几个区域的标准叫法，如下图所示。

1. 论文组成学位论文主要部分由前头部分、主体部分和结尾部分（只限必要时采用）组成，各部分包含的内容如下表所示，其中，扉页和摘要需要中英两种格式，主体部分通常有页数要求，与学校、学位类型都有关类别组成前头部分

封面，扉页（题名页），声明（独创性声明） ，摘要 ，目录 ，插图和附表清单（只限必要时），缩略字、缩写词、符号、单位表（只限必要时），名词术语注释表（只限必要时）主体部分绪论（前言、引言、绪言），正文， 讨论、结论和建议

结尾部分参考文献 ，致谢，攻读学位期间发表的论著、获奖情况及发明专利等项，作者从事科学研究和学习经历的简历，可供参考的文献题录（只限必要时），索引（只限必要时）2. 格式要求及设置方法2.1 纸张大小与版芯

要求纸张大小为标准A4复印纸（210mm×297mm），版芯（打印尺寸）160mm×247mm（不包括页眉行、页码行）word 默认纸张大小为A4，但默认版芯大小和需求不同，而且没有办法直接设置，需要通过调整页边距来得到。

页边距等于纸张大小减去需要的版芯尺寸，以左右页边距为例，大小为 (210-160)/2=25mm，上下页边距经过计算同样为 25mm在智能搜索框搜索「页面设置」，然后在弹出的窗口中将上下左右页边距均设置为 2.5cm。

2.2 正文word 中大部分格式设置的基准都是正文，因此首先来设置正文格式，且为了减小对其它部分的影响，遵循最小更改原则正文格式要求为汉字小4号宋体，外文、数字字号与同行汉字字号相同，字体为 Time New Roman体或相近字体。

每页30～35行，每行35～38字这里缺少行距和对齐方式的说明，网上有部分说法为行间距设置为1.5倍，但很可惜不满足第二个要求，学校的模板论文行间距设置为固定值22磅，满足要求为了排版美观，对齐方式选择两端对齐。

右键「开始」选项卡「样式」功能区的正文一栏，设置字体、字号、行间距和对齐方式，如下图所示。

格式要求中还缺少对段落缩进的说明，为了不对正文样式产生影响，采用写作时手动在每一段起始输入 Tab 键的方式由于 word 默认的制表位为 1.75 字符，我们需要先将其修改为 2 个字符，方法如下图所示。

键入四个空格可以取得相同的效果，上图中打开了「段落」功能区的显示/隐藏编辑标记，可以让我们看到这两种方式的异同，该按钮也可以用于删除空白页时查看隐藏编辑标记2.3 标题论文标题的排版格式要求如下表，只分至第四级，再分可用（1）（2）或（a）（b）等形式。

不同级标题的阿拉伯数字编号之间用点「.」（半角实心下圆点）相隔，最末级编号之后不加点摘要、目录、参考文献、致谢等标题作为第一级标题排版标题字号字体格式举例第一级(章)二号黑体居中，占3行第 1 章 XXX

第二级(条)三号黑体居左，占2行1.1 XXXXXX第三级(款)四号黑体居左，占2行1.1.1 XXXXXX第四级(项)小四号黑体居左，占1行1.1.1.1 XXXXXX隐藏的要求包括•  一级标题为第 1 章、第 2 章，不能是第一章、第二章，且中文和数字间应有空格

•  级标题占3行的含义是段前1行，段后1行•  二三级标题占2行的含义是段前0.5行，段后0.5行•  标题中出现的外文和数字字体依然是 Time New Roman，字号与同行汉字字号相同多级标题的格式设置和正文相似，都是在「开始」选项卡的「样式」功能区进行修改，下面以一级标题为例进行演示，字体设置时字形默认为加粗，记得勾选为常规，行距本身应该为单倍行距，但最终效果不太好，因此选择了保持和正文相同。

用同样的方式设置二级和三级标题，字体字号参照上面的格式要求，对齐方式选左对齐，段前段后0.5行「样式」功能区的标题级别只到标题2，三级标题及以下默认是隐藏的，但是在使用一次上一级标题后就会自动出现，比如，使用一次二级标题后，标题3就会出现在「样式」功能区，此时即可对其进行修改。

样式设置好之后，插入标题只需要左键点击样式功能区的对应标题级别即可，然后输入想要的标题名注意，此时插入的标题是没有第1章或1.1这样的标号的，需要自己从「开始」选项卡「段落」功能区的多级列表中添加，添加后还需要自己在标号和文字中间加入一个空格。

在「视图」选项卡的功能区中开启导航窗格，可以实时查看各级标题，我们写了一个例子来展示三个级别标题的效果，如下图所示

2.4 图表和公式2.4.1 插图插图包括示意图、曲线图、框图、流程图、布置图、地图等，要求有图号、图题、图例图号编码用章序号，如「图2.1」表示第2章第1图图号与图题文字间置一字空格，置于图的正下方，图题用5号字，字体可用宋体，须全文统一，图中标注符号文字字号不大于图题的字号。

此外还有几个补充说明图题与图应当连在一起，不能断页图的横纵坐标应有单位，中英文应统一图片中空白部分不能太多，不然老师会给出图片太大的评价考虑到黑白打印，统计图表不要使用颜色区分，柱状图饼图等使用不同的填充线条，折线图的点使用不同几何图形

由于我们将正文行距设置为了固定值，此时插入图片只会显示一小部分（默认插入格式为嵌入式），一种解决办法是将图片格式设置为文字环绕-上下型，但这种方式会导致图片浮动在正文中，稍有不慎就不知道飘到了哪里，合适的解决办法是在「开始」选项卡「样式」功能区新建一个单独的图片样式，如下图所示。

考虑到插入图片样式的不同，若有必要可设置段前0.5行

在待插入位置点击样式功能区的「图片」，然后从「插入」选项卡插入来自设备的图片，即可完成图片的插入为了将图号与章节序号关联，使得论文改动时它可以自动更新，我们使用题注功能插入图号与图题，如下图所示右键图片，选择「插入题注」，原生的标签是「图表」两个字，选择新建标签「图」，然后在点击编号弹出的菜单中选择「包含章节号」，分隔符设定为句点，最后，插入位置选择在所选项目下方，正文中用到该图，可以利用「引用」选项卡中的交叉引用插入。

第一个题注插入成功后，「开始」选项卡「样式」功能区将出现「题注」样式，修改其格式为单倍行距，居中对齐，字体与正文相同，中文宋体，数字和英文 Times New Roman，字号为五号。

在用以上方法插入图片和图片标题时，图片与前文段落间距、图片与图题间距、图题和后文段落间距应当是比较合适的，如果有问题，可以在样式设置时自行调整段前段后间距2.4.2 表表号也用章序号编码，比如，表2.1是第2章中的第1表，表题与表号之间空1～2字，置于表的上方居中，用5号宋体，表中的内容字号不大于表题的字号。

格式要求中对于行高和列宽都没有指定，表题与上文内容的间距、表题与表的间距、表与下文的间距也都没有说明，但如果我们采用下面提到的插入方式，这些都可以不关心，毕竟，所有没说明的格式都可以用一句“排版美观即可”来描述。

另外，一般要求表为三线表，插入步骤如下在「插入」选项卡的「表格」中选择需要的行和列数量选中表格，选择无框线，然后勾选上框线和下框线选中表格首行，勾选下框线，此时得到三线表向表格中填入内容，全选然后将内容字号设置为五号

选中表格，右键选择「插入题注」，和图片一样，新建「表」标签，调整编号，但位置选择在所选项目上方题注设置及最终的效果如下图所示

2.4.3 公式公式包括数学、物理和化学公式，正文中引用的公式、算式或方程式等可以按章序号用阿拉伯数字编号（式号），如：式（2.1）表示第2章第1式，公式一般单行居中排版与上下文分开，式号与公式同行居右排版。

要补充的细节有两点：式号用英文括号包围，不使用中文括号公式的释义用统一的表达方式，比如「其中」、「式中」MathType 是广泛使用的公式输入插件，但考虑到 Word 目前支持以 LaTeX 格式输入公式，这将是我们的首要选择。

另外，为了令公式居中而式号右对齐，一种做法是整体右对齐，然后在公式和式号中间插入空格，我们采用另一种更简单的办法，也就是使用一个单行三列的表格，将公式居中置于第二个单元格，将式号右对齐置于第三个单元格，然后隐藏所有边框。

公式在固定行距下显示不全，因此使用单倍行距，基于它和图片的相似性，我们采用图片样式进行插入，插入具体步骤如下插入单行三列表格，光标移动到第二个单元格，点击样式功能区「图片」样式在第二个单元格插入公式，此时功能区为公式的相关选项，选择 LaTeX

以 LaTeX 形式输入公式，将公式显示模式更改为「嵌入」在第三个单元格输入式号，设置为右对齐隐藏框线设置前和设置好的对比图如下：

公式的编号面临和图号表号一样的问题，即后续编辑时的自动更新和文中的引用问题，公式较少时依然以直接输入最为简单快捷，公式较多时，可以考虑使用域代码2.5 参考文献格式要求里关于参考文献只有一句话：采用顺序号编号体系，然后分别给了期刊、专著和学位论文的一个例子，显然这是不够的，我们将要求补充如下：。

参考文献使用国家标准 GB/T 7714-2015，最新一版 2015.12.01 开始实施；参考文献序号使用方括号，如[1]、[2]，而不是1、2；文献作者采用姓在前名在后的形式，欧美作者遵循同样的规范，而且姓为全称，名为首字母缩写，假设作者名为 Albert Einstein，那么规范的书写形式为 Einstein A；

作者不超过 3 个时，全部列举，超过 3 个时，其后加「，等」或[, et al]，注意，等字之前要有逗号；没有完全理解标准中对于标点符号使用的说明，但标准中给出的示例标点符号全部使用中文符号，但无论中文还是外文文献，每部分结尾使用实心圆点「.」而不使用空心句号「。

」；有不同版本时，第一版不额外说明，但其它版本应使用阿拉伯数字、序数缩写形式或其它标识表示，举例为：OBRIEN J A. Introduction to information systems[M]. 7th ed. Burr Ridge, III：

Irwin；报纸、公告日期、更新日期、引用日期等，需要具体到某一天时，采用 YYYY-MM-DD 的格式，以短横线相连；从专著或论文集中析出的有独立篇名的文献，和原文献的关系需要用 // 表示，因此找到的引用格式参考中的该符号不要删掉；

凡从期刊中析出的文献，应注明年、卷、期、页码，卷和期不一定都有，举几个例子示例1：2001，1(1)：5-6示例2：2014，510：356-363示例3：2010(6)：23关于引用格式的参考，大家可能习惯从百度学术中找，但百度学术提供的参考中页码缺失情况比较严重，对于国内文献，可以直接从知网文献页面找到相关参考，如下图所示。

对于外文文献，谷歌学术提供的引用格式参考较为规范，页码缺失情况不多，如果确实找不到，可以到论文所在原数据库中寻找

关于正文中文献的引用，可能大家已经注意到了我前面的 Word 截图中有 Zotero 插件，但考虑到文献格式问题，还是使用大家熟知的交叉引用最为保险交叉引用使用的步骤如下首先，在文末新建「参考文献」一级标题，然后另起一行以正文格式插入以方括号开头的列表格式，如下图所示，注意，文献占据多行时，遵循默认格式，第二行不必顶格。

接着编辑正文内容，需要插入参考文献时，在参考文献部分输入正确的引用格式，然后将光标移动到正文需要插入文献的位置，选择「引用」选项卡，在「题注」功能区选择交叉引用，在弹出的窗口中选择对应的文献，如下图所示

插入后的文献标号需要设置为上标形式，可以在插入后直接使用快捷键「Ctrl+shift+=」，也可以在论文中所有参考文献插入完成后，论文定稿前，使用高级替换功能，如下图所示，注意，为了避免将全文所有方括号格式的内容都替换掉，应不断地点击查找下一处，逐个进行替换。

最后，导出PDF时文献编号可能会从上标恢复，所以应当在导出之前复制一份论文，然后在复制的论文里全选所有内容，使用 ctrl+shift+F9 快捷键取消所有超链接，将其固化为文本，然后再使用导出或另存为 PDF。

2.6 目录格式要求中对目录没有说明，根据论文模板、学长学姐的论文参考、询问老师、网上查阅等途径，总结格式如下一级标题为黑体小三，二三级标题为宋体小四，英文字号与同行中文保持一致，字体为 Times New Roman

虚线和页码字号为小四，尤其要注意一级标题的虚线和页码大小目录行间距为1.5倍（有些学校可能有具体要求）在「引用」选项卡的「目录」功能区选择自定义目录，根据上述格式进行设置，如下图所示

设置完成后插入的目录如下图所示，内容改动完成后，右键目录选择更新域，可以根据是否更新了标题内容而选择不同的更新方式另外，在定稿前，需要手动对一级标题的虚线和页码字号进行调整，然后调整目录行间距为1.5倍。

2.7 页眉页码要求自摘要页起加页眉，眉体可用单线或双线（二等线、文武线），页眉说明使用5号楷体，左端“XX大学硕士、博士学位论文”，右端“章号章题”对页码则要求用阿拉伯数字连续编页，字号与正文字体相同，页底居中，数字两侧用圆点或一字横线修饰，如 ·3· 或－3－。

同样，关于一些细节补充说明如下页码从独创性声明开始加入，从独创性声明到目录统一使用罗马数字，如I、II、V等，从绪论开始使用阿拉伯数字空白页也应有页码智能搜索框输入「编辑页眉」，页面上方将出现横线，在横线上方输入文字，调整为5号楷体，为使文字分列于左右两端，中间插入空格，我们将编辑标记显示如下图

页码采用域代码插入方式，如下图所示

另外，摘要、目录、不同章节、参考文献等页眉右侧的文字都不相同，要实现这一点需要在每一部分的末尾插入分节符，如下图所示，位于「布局」选项卡。

分节符插入后的效果如下图所示，此时开启页眉页脚的编辑页面会发现上下两页显示的节数不同，光标移动到数字较高的一节页眉，在功能区中取消勾选「链接到前一节」，之后修改页眉文字将不会导致前面一节的文字随之改动

2.8 装订打印论文要求双面打印，沿长边装订，但一般还有一个默认的要求是：中英文扉页、独创性声明、中英文摘要、目录、每一章、参考文献、致谢等部分的第一页都位于奇数页该要求的目的是双面打印时使各部分第一页位于正面而非反面，这也是论文中大部分空白页出现的原因。

前面已经提到，空白页也是需要有页码的，所以很多人热衷于充分利用这一规则占篇幅，这种做法挑不出毛病，但是要注意，论文一般不可以单字成行、单行成页，简单来说就是不要太过分3. 常见问题我们总结一些上面没有提到的问题。

• 中文摘要中不要出现 this paper 字样，不少人可能直接复制中文摘要的机翻结果，但机翻完成后自己起码校对一次，不仅仅是因为机翻痕迹很容易被看出来以及标点符号需要调整，还因为机翻内容总是在查重的时候莫名奇妙被标红；

• 论文中的叙述方式，应尽量使用“被动语态”，避免使用“主动语态”• 换个说法就是避免出现“我们”、“我”这种第一人称主语，不过可以说“本文……”；• 学校对论文有页数要求，考虑到部分人确实有扩充篇幅的需要，利用空白页和大图片的做法是允许的。

，但做的不要太明显，不要被老师一眼看出来。最后，祝大家毕业愉快！

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