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- 机关干部带你学 -第 2 期
Word排版的那些事儿2022/05/17郑海山信息与网络中心副主任
为庆祝香港回归祖国25周年音乐献礼节目《声生不息·港乐季》震撼来袭香港特别行政区行政长官林郑月娥湖南省委常委、省委宣传部部长杨浩东为节目开播致辞话不多说安利小能手党建哥做了一份Word文档带大家1分钟看完
已经播出的前三期节目
左右滑动查看所有看完节目介绍多少有点强迫症的机关老师是不是觉得节目是好节目就是这Word排版是怎么回事?于是乎虚心好学的党建哥请来了“强迫症晚期患者”郑海山老师给大家讲讲Word排版的那些事儿~
先来看看本期讲解目录吧!目录一无样式不成排版二几个排版不得不知的重要概念三一起用Word看《声生不息》整体修改四几个常用的排版小技巧一无样式不成排版对《党政机关公文格式》倒背如流的机关老师们一定会觉得,这份节目介绍的Word文档看起来太不对劲了,
标题为什么不是二号小标宋体字、一级标题为什么不是三号黑体、正文为什么不用仿宋、说好的每面排22行每行排28个字呢?……有格式强迫症的你现在是不是已经跃跃欲试了,我猜记忆力好的老师会直接上手从字体字号到段落一一重新设置,记忆力差点的就打开一份已经调好的文档,复制黏贴了拿着格式刷到处刷。
这两个方法不是不可以,但是我现在要告诉你一个“一劳永逸”的方法。
使用样式Tips:样式“样式”是指用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合,这样在编排重复格式时,先创建一个该格式的样式,然后在需要的地方套用这种样式,就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作了
样式修改起来简单,也很方便共享,对于公文的请示报告类的样式,只要一个人设置完模板,分享给大家,所有人都可以使用Word内建的很多“样式”实际上已经做了一些关联,比如“标题1”,默认就是有“大纲级别”1的。
建议大家从Word内建的样式使用起,并以此为基准建立自己的其他样式二几个排版不得不知的重要概念(一)显示所有格式标记、表格“查看网格线”、“视图”“显示”“网格线”、Shift+F1显示格式、Ctrl+F打开“导航窗格”。
Word是所见即所得的编辑工具,为了简单,它隐藏了很多细节,而且内部有一些约定,很多排版细节需要打开这几个辅助功能来检查。
(二)一张图看懂空格、不间断空格、软回车、硬回车、分页、分节的差别
Tips:软回车、页、节软回车主要是为了达到既要分段又希望逻辑上他们还是同一个段落一般公文标题比较长我们会手动分段,这时候建议使用Shift+Return软回车而不是硬回车来区分页是物理上的概念节是逻辑上的概念。
多个页可以属于同一个节一个页也可以被分为多个节你可以手动给文档分页,也可以不分页,让他自然分页页面设置、页眉、页脚、页码是基于节的虽然叫“页码格式”,但是其实我们不是在“页”上设置格式!!!是在“节”内设置格式。
如果一篇文章没有分节,也会有一个默认的节,保存这些格式信息一般公文较少用到分节,但是科技论文写作必须用到(三)写文档的布局应该是如何的?
很多人写文档只会显示上面图的中间部分,但是建议一定要打开“导航窗格”,如果显示器分辨率足够大,可以考虑再打开样式或选择窗格三一起用word看《声生不息》修改版这份Word对节目的介绍条理清晰、简明扼要,但是格式上确实有存在一些瑕疵。
公文的样式各位老师看得多了,如果能应用公文的样式会更有亲切感公文要求实际上更为严格,一般不会在内容里面放置图片或者表格,而是会以附件形式的出现,而且如果一开始就以一个严格规范的公文模板开始编辑,很多问题都不存在。
因为这不是公文,所以我们跳过这些约束,并且以这篇文章从比较混乱的排版,如何转换成接近公文格式作为例子接下来我们一一分析这个Word文档的问题和不是问题但是可以提升的部分(一)引入多级列表样式,使得“一、”“(一)”“1.”自动编排并且出现“导航窗格。
体检结果“导航窗格”没有出现文章大纲我们打开“样式”窗格,下面的“选项”设置为“选择要显示的样式”为“正在使用的样式”,并且对于“选择显示为样式的格式”3个全部打钩,可以看到这篇文章的样式整体样式混乱,特殊格式多。
同一个表格内不同行应用了不同格式
修改方案如果文档的编号有两级以上(两级指的是如果类似三、里面还有(1)或者1.的情况,类似法律法规等第几章第几条这种不算两级,因为第几章和第几条是分开编号的,第几章只是一个简单的分组),就必须用到多级列表。
将“多级列表”关联到“样式”,可以一次性将自动编号、大纲级别和样式全部设置,是任何一个写大文档的人必须要掌握的技能方法如下:在“开始”“段落”里的“多级列表”菜单里选择“定义新的列表样式”,这里会定义一个“命名样式”,如果直接使用“定义新多级列表”也可以,差别不大,只是“定义新多级列表”直接进入多级列表设置,而“命名样式”需要在左下角“格式”的“编号”里进入“修改多级列表”。
“命名样式”对编辑人员更加友好在“修改多级列表”对话框,点击左下角的“更多>>”这里面最重要的设置是“编号格式”、“将级别链接到样式”和“编号之后”对于3个级别,分别点击“单击要修改的级别”,一一设置并且级别1链接到“标题1”,级别2链接到“标题2”,级别3链接到“标题3”。
这里会出现一种情况是,有些时候“1.”没有提炼出小标题,导致“1.”的内容很多,并且正文都会加粗,在“导航窗格”里文字太多,这时候可以用到“样式分隔符”可直接插入,也可以利用快捷键为Alt+Ctrl+Return。
类似的情况是正文里面有多个“一是要”、“二是要”,通常会加粗,因为这个逻辑结构非常清晰,希望能显示在“导航窗格”里面,也可以利用到“样式分隔符”,将“一是要”单独一行,设置大纲级别让他显示在“导航窗格”内,然后在上一行和“一是要”这行按Alt+Ctrl+Return。
以这篇文章的“男女两队比拼的第一回合”等6个回合为例修改后如下图:向下滑动查看
(二)样式重整体检结果这篇文章有部分内容来自网络拷贝,所以导致Word内引入了“普通(网站)”的样式(正确的做法应当是拷贝时只保留文本,可以在选项里面设置默认每次拷贝都只保留文本),在该样式里,设置了字体间距加宽0.76磅,导致跟正文字体间距不符。
修改方案有时候我们要利用文档已有的格式,在不改变原来格式的基础上加上样式这通常在一篇文章已经排好格式,只是要规范而已方法是,我们选中“一、引言篇”,目前“样式”为“正文”,我们把鼠标移动到“样式”“标题1”处,右键点击“更新 标题1 以匹配所选内容”,这样子就让“标题1”的样式跟原文档一样,然后对所有二、三、四应用“标题1”样式。
以此类推设置“标题2”、“标题3”因为我们要使用公文格式对这篇文档进行重排,所以我们分别对标题1、标题2、标题3应用公文的字体字号要求接着将对应的标题内容应用对应的标题样式即可如果要清理格式,方法是在“样式”窗格,选中样式右边的下拉菜单,可以“选择所有X个实例”,然后应用或者直接删除格式
版心设置:A4纸是210mm×297mm,公文版心规定为156mm*225mm,其中天头上边距37mm,下边距=297mm-225mm-37mm=35mm,钉口28mm,210mm-156mm-28mm=26mm,装订线28mm-26mm=2mm。
所以设置布局为对称页边距,页边距上为37mm,页边距下为35mm,页边距内外侧均为26mm,2mm装订线页脚距边距27mm页脚半角宋体四号,横线来自“插入”“符号”“符号”“宋体”“简体中文GB(十六进制)”“A1AA”的“—”。
页码左右各有一个空格,并且居左居右各空一个字符公文要求22行每行28个字,所以我们在“布局”“页面设置”“文档网格”“指定行和字符网格”,然后右下角设置一下字体为“仿宋”三号增加“图片居中”样式,对所有图片应用本样式。
增加“职务和姓名”样式,设定右对齐,去掉段落的“允许西文在单词中换行”。然后在姓名后面手动添加空格使得姓名跟职务居中对齐。
向下滑动查看(三)图片统一宽度并且调整表格行高体检结果引言篇的男女两队成员竖排表格图片占用太多篇幅“魔动闪霸”、“曾比特”的图片是浮动而不是嵌入式,不统一所有图片大小不一致,比率不一致修改方案竖排表格可以改成横排表格。
图片大小可以通过F4重复执行统一大小也可以使用SmartArt来统一规范图片大小如果为了更好看,图片可以考虑在其他编辑软件比如PS里对图片进行裁剪排版,但是如果不想用到另外的编辑工具,同时也想在Word里面可以后期再调整图片排列顺序,图片题名内容,格式,可以使用SmartArt来做。
方法是:“插入”“插图”“SmartArt”选择一种图形,并且将图片放入因为这里的图片比率不一致,有时候“SmartArt”默认选择的显示区域不是你想要的,你可以在图片上点击右键“设置形状格式”,在右边的“图片”“裁剪”里面调整上下左右“偏移量”。
向下滑动查看(四)对“二、第一期”比赛结果进行对齐排版体检结果比赛内文字无法对齐修改方案选择第一期比赛结果,“插入”“表格”“文本转换成表格”在开始之前删除一些多余的空格去掉表格边框这样子就可以做到精确对齐。
(五)对“三、第二期”内的“(一)分组情况”表格进行重排体检结果这里表格行高不一致、表格文字未纵向居中。
修改方案可以在表格样式里面直接应用系统自带的一个样式对表格“单元格”大小进行调整由于第一列是标题,我们希望除了第一列以外的后面四列宽度一致,这时候可以使用Ctrl键拖动第一列的右框线,右边四列自动平分大小。
在调整表格的单元格大小时,我们要熟练使用Ctrl、Shift、Alt键Ctrl是让右侧所有的列平均分布,Shift是保持右侧所有列大小不变,Alt是只在框线两侧调整单元格宽度接着选择第2-4行,使用“布局”“单元格大小”“分布行”达到行也高度一致。
使得整体表格比较工整向下滑动查看(六)“四、第三期”的三线表调整体检结果打开表格的“网格线”,可以看到少了一行,看起来好像是表格,实际上第二行文字和第三行文字是在同一个表格行里。
修改方案使用“布局”“绘制表格”加上(七)其他小问题标题居于页面最后一行,修改不要直接加个回车,这个可以通过对标题段落设置“与下段同页”即可段前段后间距未统一使用样式全部规范正文文本未“分散对齐”应对所有非标题文字应用“正文”样式。
一起来看看修改后的《声生不息》
左右滑动查看所有四几个常用的排版小技巧(一)落款既要“居于右侧”、又要“居中对齐”,还在拼命敲空格?直接选中落款,点“右对齐”,效果是这样的:
这时候你如果在名字后面敲空格,如果你的“段落”“中文版式”没有设置“允许西文在单词中间换行”,那你怎么敲空格都无效,空格会一直飘到版心外面去如果你会使用“标尺”,就可以获得不一样的效果:选中两行落款,选择“居中对齐”,然后拖曳标尺左下角的矩形滑块,将其整体拖到右侧合适位置即可:。
那标尺到底在调整什么?如果你看不到标尺,你可以在“视图”“显示”“标尺”打开他将鼠标移动到标尺上面的,你可以看到左边从上到下分别是“首行缩进”、“悬挂缩进”和“左缩进”,右边是“右缩进”,这些都在段落的对话框内可以调整。
标尺让你以更直观的方式调整这些值,如果你需要更精确控制,可以在段落的对话框“缩进”里直接调整左上角水平标尺和垂直标尺交汇处还有“制表位”设置点击制表位你可以在“左”“居中”“右”等多个制表位切换还是以上面例子为例,你可以先将“香港特别行政区行政长官”右对齐,然后光标定位在“林郑月娥”名字段落处,制表位切换成“居中”,再在标尺上需要居中的位置点击一下,会出现居中制表位,接着在名字前面输入一个Tab,则“林郑月娥”以设定的制表位居中。
如果查看段落的对话框,在左下角“制表位”打开会看到你设定的制表位向下滑动查看(二)文本对齐敲空格敲到手酸,却依然无法精准对齐?敲空格对齐的效果是这样的,只有第一列左侧做到了对齐。
除非你正确设置了以下选项:所有需要对齐的段落,不设置“两端对齐”或者“分散对齐”,去掉“段落”“中文版式”“字符间距”的“自动调整中文与其他的间距”,并且在“字体”“高级”“字符间距”“间距”设置为“标准”。
只有这样,你才能使用空格精确对齐但是这样过于繁琐并且影响了字体间距那我们应该怎么做呢?1.多栏文字建议首选无边框表格对齐2.两栏文字也可使用Tab键实现快速对齐(掌握了Tab键,用Word制作座谈会参加人员一览表再也不用傻傻敲空格了)
使用Tab键之后,两列文字右侧已经实现了精准对齐(也可通过制表位选择居中对齐或左对齐),但是,每行文字长短不一,看起来挺难受的,怎么办?这时候就要用到段落中的“调整宽度”了,按住Ctrl一次性选中需要调整的文字,选择需要设置的宽度即可。
向下滑动查看(三)想移动表格位置,直接拖动却导致排版错乱了?
(四)顽固空白页总是删不掉?1.删除文字页后空白页文字页后顽固空白页一般是由多余分节/分页符等导致的,点击“显示/编辑”按钮-选中文档末尾的所有格式标记-敲Delete键即可2.删除表格页后空白页光标置于空白页开头-右键单击段落-将行距改为固定值1磅
(五)如何一键统一或从源头更改图片大小、位置?1.一键统一图片大小:对单个图片设置高宽度后使用F4重复执行2.一键统一图片位置:按Ctrl+H,在“查找内容”处输入^g—在“替换为”处点击格式 — 选择“段落”-对齐方式选择“居中”-点击全部替换。
3.使用表格控制插入图片的大小:一般如果你默认插入一个表格,在单元格内插入一张图片,表格就会被撑开,并且图片一般会太大这时候你应当在插入图片之前,选中表格,在“表格属性”右下角“选项”,去掉“自动重调尺寸以适应内容”。
这样子插入的图片的宽度就会限制为单元格的宽度4.使用文本框或者“开发工具”“控件”“图片内容控件”限制插入图片的宽度向下滑动查看(六)页眉出现一条横线怎么办?因为默认页眉段落格式有下框线,方法有:1 选择页眉里面的段落格式,去掉框线 2 清除所有格式 3 修改“页眉”样式去掉框线。
(七)行距如何调整都不对?有时你调整一个文档的正文行距为1倍、1.5倍,但是好像无法生效,这时候需要注意看是否设置了“文档网格”,可以 1 “页面布局”去掉“文档网格” 2 对段落不设置“如果定义了文档网格,则对齐到文档网格”。
1 总结与回顾在这篇文章里,我们先学习了“一起用Word看《声生不息》”,并且基于这个Word排版,提出“无样式不成排版”,接着介绍了排版中不得不知的一些重要概念和设置接着以旧文档为例,通过体检查出问题,优化修饰,使得文档更加规范漂亮,最后介绍了几个常用的排版小技巧。
Word排版中最重要的就是“样式”、“导航窗格”和“多级列表”,你掌握了么?
节目介绍内容整理自网络排版:张玉梅
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