如何制作word表格教程(这样用Word，工作1小时等于5小时.doc)

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文章来源：猎聘网 、职场充电宝，作者：阿何我们为什么讨厌Word？因为工作几乎每天都要用到它，用的多了自然就腻了更因为Word好麻烦，我们可能花1，2个小时就把内容写完了，调整格式往往要花多一倍的时间文档要是能用记事本写就好了~

下面教给你的方法，不是想让你成为Word高手，而是探讨我们如何能在最短的时间内用Word把内容搞定，还能得到我们想要的漂亮排版通过这套方法体系，我们可以专注于生产内容而不是调整格式，并且最大化程度提高我们的操作效率。

网络上99%的文章其实都没法帮到你，但这篇Word教程一定是个例外01 我们通过下面的4个核心工作方法来提高你的Word操作效率：1、写东西前先列大纲2、定制你的操作菜单和快捷键3、使用好样式功能4、多使用“自动化”和“批量化”工具。

下面简单说一下每一部分的核心思想在本文的后面部分，还会针对每个部分给出详细的操作教程写东西前先列大纲大部分情况下，我们之所以在写Word文档的时候进度缓慢，都是因为没有打好“腹稿”，结果往往都是一边想一边写，一边写一边修改。

常常写到后面，发现前面部分有问题，又急急忙忙回去调整来回的内容调整、格式修改让你疲惫不堪而且因为没有大纲和腹稿，你也很难知道自己的工作进展到底到了哪个阶段——这往往让工作看不到尽头，从而使得人心情沮丧，进一步拖慢你的效率。

在下面部分，我们会看到只要在正式开写之前花一些时间整理你的思路，列出文章的大纲，你的工作速度马上会有明显的提升定制你的操作菜单和快捷键高手使用Word的一大特征是：他们似乎永远都不用鼠标来操作，双手在键盘上噼里啪啦一顿操作，结果内容也好了，样式也调整好了。

鼠标虽然方便直观，但操作起来确实速度比较慢，在第2部分，我们可以学习如何定制最符合自己使用习惯的操作菜单和快捷键，从而使得操作效率倍升使用好样式功能对大部分人来说，Word自带的样式模板功能都是可以大大提高工作效率的“神器”。

这其实是Word里面非常基础的一项功能，但我发现有超过90%的人其实都没怎么使用它多使用“自动化”和“批量化”工具Word内置了很多自动化和批量化操作的工具，这些工具学起来其实并不困难，但一旦你学会了，会发现简直不能更爽了。

02写东西前先列好大纲我们用Word写东西，基本上都是打开软件就开写，很少说会提前整理好文章的大纲和腹稿，这其实是一个不好的习惯什么叫提前整理好大纲呢？比如我在真正动笔写这篇文章之前，其实已经用思维导图列好了整篇文章的结构：。

就算你不看完整篇文章，只要一看到这张图，也可以对我的大概描述内容和框架有个基本的认识那么这样做对作者来说有什么好处呢？A、人的大脑其实是单线条的，如果要同时做两件事情，效率就会马上大幅度降低一边想一边写，其实就是同时在做两件事情，速度肯定上不去。

我们提前列大纲、打腹稿，其实就是在写之前把基本内容先想好，提前把“思考”这件事情差不多做完这样想的时候只负责想，写的时候只负责写，完成速度反而更快B、列好大纲能够让你明确的知道自己的工作量有多少，具体进展到哪里了。

这种确定的目标感让你更容易专注地写下去，而不是时不时停下来，翻看一下到底写了多少内容，并且苦恼于“似乎永远也写不完”C、提前确定好大纲，能够避免我们在写Word文档的时候因为缺乏整体思维，导致多次来回重复的修改和调整，从而节省时间。

那么我们应该怎样去做好列大纲的工作呢？就像我之前说的，强烈推荐思维导图工具：MAC平台下用Mindnode，Windows平台下用Xmind即便你没有思维导图工作，也可以用记事本或者其他工具，先思考一下你要写的内容结构是怎么样的，能够分为哪些部分，每个大的版块又包含哪些小的版块。

把这些事情大体上想清楚，并且用文字或者思维导图的形式记录下来一开始你可能会有些不太习惯这种“把一件事情分割成两件事情做”的处理方式，但实际上分割后你的工作效率反而提升了，很快你就会爱上列大纲的！03定制你的操作菜单和快捷键

很多人都不知道，其实Word的操作菜单和快捷键在某种程度上都是可以自我定制的根据自己平常的操作习惯和工作需求，把最常见的功能放到最容易操作的位置，或者定义成快捷键，我们使用Word的效率可以马上得到明显的提升。

A、定制操作菜单我使用的Word是2013版本，默认情况下它的操作菜单是下面这个样子的：

我们会看到，Word上面的操作功能区主要可以分成两大部分：一部分是快速访问工具栏，另一部分是主操作功能区（Ribbon）我们先来说快速访问工具栏快速访问工具栏位于Word软件的最上方，而且是默认展开的，没有折叠菜单，所以访问起来是最方便的，我们可以把自己使用Word时候最频繁使用的功能加到这里（特别是一些频繁使用，但访问位置特别深的功能）。

举个例子，假如我们平时用Word经常要用到“绘制文本框”这个功能，它在默认设置下是在这个位置：

也就是说，我们如果要调用这个功能的话，要经过：点击“插入”-点击“文本框”下拉箭头-点击“绘制文本框”3个步骤，假如一个Word文档涉及几十个上百个绘制文本框，每次都要这样操作显然是非常繁琐的下面，我们来尝试把“绘制文本框”这个功能加到快速访问工具栏：。

这样的话，我们的Word快速访问工具栏上就多了一个我们最常用到的“绘制文本框”功能，把之前需要3个步骤才能调用的功能简化为1个步骤即可使用与此类推，其他最常使用的功能，我们都可以用这个方法把它们固定到自己的快速访问工具栏上面。

下面再来看看Ribbon功能区，我们随便在功能区一个地方点击鼠标右键，发现有个选项叫“自定义功能区”，我们点击它。

弹出来的窗口是下面这个样子的：

这个窗口包含两个部分，左边包含了Word里面几乎所有的功能和命令，而右边则是所有的Ribbon功能区块选项卡和功能分组我们看到，Word已经默认内置了很多选项卡和功能分组，而且这些功能分组都是不可编辑的，这便是我们的Word默认的功能菜单了。

一般情况下，我不会去动这些默认的功能区设置，而是根据自己的需要，把最常用的功能放到自己新增的分区里面举个例子，我最经常需要用到Word里面的绘制文本框、绘制表格以及分栏这3个功能，那么我们就可以在自定义功能区新建一个选项卡，名字可以叫做“常用”，然后把这3个功能加到这个选项卡里面，操作的动图如下：。

通过这种方式，我们可以在Ribbon功能区增加一个属于自己的功能模块，然后把自己最常用的功能加到这个模块，这样以后Word使用起来是不是就顺手多了？因为你几乎可以完全按照自己的需1求打造属于自己的功能区块。

如果做的更进一步，我们还可以把Word默认的功能区块全部去掉，然后完全按照我们自己的使用习惯来打造上方的功能菜单区，大家也可以自己打开软件尝试一下B、自定义快捷键和自定义菜单一样，我们同样可以在Word里面自定义快捷键，把平时最常用到的功能定义为自己最习惯的快捷键。

我们先来看看Word里面是如何自定义快捷键的，举个例子我们经常要用到“插入图片”这个功能，想把这个功能定义快捷键为“CTRL+1”整个操作流程如下：

同样是进入到自定义功能区的菜单，然后点击键盘快捷方式右边的“自定义按钮”，选择自己想要定义的命令，然后鼠标在“请按快捷键”那里点一下，然后在键盘上按下你想要定义的快捷键，最后点击指定按钮即可通过这种方式，我们可以定义一组符合自己使用习惯的快捷键了。

需要注意的是，Word本身已经内置了数量庞大的快捷键，采用这种方式，我们很有可能覆盖掉默认的快捷键，从而让你在别的教程中看来的某些快捷操作方式“失灵”想要恢复默认的快捷键也非常简单：还是进入到快捷键定义的菜单，然后选择“重置快捷键”即可。

04使用好样式功能Word的样式功能使用起来非常简单，但却可以让我们在写文章的时候将注意力完全聚焦在内容上，最大化节省“格式调整”的时间。为了让大家对“样式”功能有最感性的认识，我们来看下面的动画：

使用“样式”功能和先输入文字再调整格式的操作方式，最大的理念区别在于：“样式”的理念是将Word的内容和格式相分离，让我们可以做到专注于输入内容，格式由样式来自动控制，而不是每次都要选中文字后再一项一项的调整格式。

使用样式功能有下面几个好处：A、样式功能可以大大减少我们调整文本格式需要花费的时间举个例子，我们要将文本进行如下格式调整“将字体加粗，将字体颜色设置为红色，然后将字体设置成斜体”如果采用传统的方法，我们要选中文本，然后加粗字体，再然后设置字体颜色以及设置为斜体，总共要4步操作。

而如果采用样式功能的话，假若我们事先定义好了这个样式，选中文本之后只需要点击一下该样式标签即可，只需要2个步骤事实上，如果我们养成良好操作习惯，在输入文字之前就选择正确的样式标签的话，事实上输出来的内容就已经是我们要的样式，根本不需要再进行“选择文字然后调整格式”这个操作。

B、适合批量修改格式假设我们已经写完了一份Word文档，里面有10个一级标题，50个二级标题现在领导突发奇想，希望你将二级标题的字体统一加大一个字号如果你没有使用样式功能的话，这个突发要求很可能会让你崩溃，因为这意味着你需要进行50次这样的操作：选择标题，调整字号。

就算再快，没有个10分钟估计都搞不定但假如你一开始就使用了样式来为内容设置格式，现在就非常简单了你只需要修改一下定义二级标题的那个样式的具体格式，那么所有二级标题的格式都会跟着改变具体的效果如下图所示：。

从图中我们可以看出：只要修改样式确定的格式，那么样式关联的所有内容格式都会跟随改变C、方便自动生成目录等操作在样式功能里面，我们还可以设置内容在全文大纲中的级别根据这些级别，Word文档能够自动识别文档的大纲结构，从而自动生成目录。

为增强感性认识，我们还是来看一下下面的实际操作示范：

要使用样式功能，就需要事先定义好符合我们需要的样式定义样式其实非常简单，只需要在样式区新增一个样式，然后将样式里面的格式设置成我们需要的形式即可举个例子，我们现在要创建一个正文样式，它确定的格式是这样的：字体为宋体，大小为五号字，行间距为1.5倍，颜色是红色。

那么具体的操作过程如下；

当然，实际创建样式要考虑的东西还有更多：比如样式所属的大纲级别，样式后续的段落样式等等，因篇幅限制这里不再详细展开，大家可自行寻找相关的教程学习所以我们正常撰写一个Word文档的过程应该是这样的：根据实际需要，将文档的格式分解为几个固定的样式，然后再在Word里面保存这些样式。

真正开始输入内容的时候，先选择样式，再输入内容这样你写出来的文档，直接就是格式也确定的文档了，根本不需要额外的时间去调整格式如果我们需要大规模撰写相同格式的Word文档，我们还可以将文档制作成模板，直接使用模板将会更加快捷，这部分的教程我们以后也会推出，大家敬请关注。

05使用“批量化”和“自动化”工具所谓的“批量化”或者“自动化”，是指Word里面有一些功能，能够帮助我们一次性对多个内容进行相同形式的处理，或者让Word自动帮我们进行一些简单的处理比如上面介绍的样式功能，就是很好的一个批量化设置格式的工具。

说到批量化和自动化，最好的工具非“宏”莫属但宏功能使用起来比较复杂，需要我们有比较多的知识储备，在这里先不打算展开详细说，大家可以关注职场充电宝的后续教程在这里主要介绍Word里面最常用的一个批量化处理功能以及自动化工具，它们分别是“查找替换”功能和“题注”功能。

查找替换功能查找替换是我们经常使用的一个Word功能，但它其实比我们想象的还要强大这个功能，我们最常见的用法是对文档内容进行查找替换，比如把文档里面的“张三”批量替换为“李四”如果结合通配符，查找替换可以实现更强大的功能，比如说可以批量把文档里面的软回车符去除掉，空行空格去除掉等等。

除此之外，其实Word文档里面的查找替换还可以对特定的格式、样式等进行处理。我们打开Word文档，按“CTRL+H”调出查找替换窗口，并且点击下面的“更多”按钮，会发现这个功能其实别有洞天：

比如我们可以对搜索选项进行非常详细的设置：

更牛的还在下面，也就是“格式”这个按钮里面利用格式替换功能，我们还能对文档实现很强大的批量格式调整举个例子，假如某份Word文档，我们需要批量把原来设置为“宋体、五号字、黑色”的文本格式调整为“微软雅黑、四号字、红色”。

因为原文档作者没有使用样式功能，我们就没法用样式来进行批量修改了，这时候Word的格式替换功能同样可以很方便的进行批量修改，下面是详细的操作过程：

我们看到，通过对查找和替换的字体分别进行设置，我们就可以批量对文档中的特定内容的格式进行设置了除此之外，Word的查找替换功能还能对段乱、样式乃至语言、图文框等进行批量处理，大家可自行摸索题注功能题注功能，是Word里面自动给图片、表格等特定格式内容加上标签说明的一个功能。

有时候，我们需要在Word文档插入大量的图片和表格，有些人不知道Word具有这样的功能，往往采取手动的方式一个一个给图片和表格加标题，操作起来非常麻烦下面是一个如何利用Word的题注功能给表格自动加标签的操作示范：

可以看到，只要为Word表格新建题注，并且设置好基本的标签格式，那么我们在Word里面插入表格后，这些表格都会自动加上标题了利用同样的方法，我们还可以让Word里面插入的图片自动加上标题除了查找替换功能和题注功能外，Word里面其实还有一些其他批量化和自动化的工具，比如前面提到过的宏，又比如域功能等，在这里不一一展开。

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