Office 里面的技能，只要使用得当，可以一当十Excel 如此，Powerpoint 是这样，Word 概莫能外1 不会用格式刷的孩子你惹不起今天说说 Word ，比如说我的一个同学，一万字不到的论文排版，他居然花了不下一个星期！一个星期！一个星期！。
这哥们先是花了3天时间按照自己的审美标准把诸如字号、行距的格式弄出来。至于这一万字为什么还能排版 3 天，我真不晓得，估计是一行一行排版的。
2 不按文档规范你试试终于完工，他长舒一口气，自鸣得意地央我给他审阅一下我说“还行，就是没有遵守学校的论文排版规范，估计得零分”那家伙的脸立刻由红润变成土灰，真是变脸比变天还快后来我耐心的跟他解释，对于论文这样的文档排版是必须遵守学校颁发的撰写规范的。
所有学校都这样，只不过是不同的学校，规范有点不一样，但是同一个学校，规范是统一的这个规范里面详细定义了标题和正文的样式：缩进，字号，对齐……等等细节如果不遵守规范，那是不允许的，会直接枪毙掉呢！
那时候我还是不谙世事，毛毛躁躁的鞋童，感觉写论文这样的事情连字体、字号、间距这些都规定得如此细致，感到深深的压抑这简直是抹杀个性，没有天理啊当然，骂完之后，我还是把自己的论文刷成符合规范的文档后来，参加工作之后才发现，公司里面总是有类似的一些文档规范。
入职培训就会特别强调必须遵守文档规范，否则当做违规！做个 PPT 有 PPT 的模板，发布 Word 文档有文档规范，和论文文档规范类似，也是规定了文档的很多细节，我一直不得其解有一次和客户开会，对方的经理抱怨我方提交的文档没有按照规定的文档规范和模板填写。
那个经理还详细解释了为什么一定要按照规范，按照模板填写的原因：“……按照模板填写信息可以保证该填写的信息都没有漏掉，该考虑的因素都已经考虑进去，所有的模板都是经过长时间的积累下来的，里面的每一条都是经验的总结……
如果人人都按照自己的方式来填写，就会造成很多不同的版本，不好评审，也不好整理，更不好判断所有的因素是否都已经考虑进去……”这一番话听得我如梦初醒：原来模板的填写和文档的规范如此之重要，为自己当初的年少不经事感到深深的抱歉！工作中是不需要个性的，更多的是把问题解决，把事情做好了，而遵守文档规范这些也是事情。
PPT 文档规范在公司里还有深刻的意义：有些会议 PPT 是需要各个部门撰写自己的一部分，最后合并在一起，最终作为文件存档的由各个部门填写的 PPT 文档，如果各个部门各自为营地设置样式，合并在一起之后的文档就变成了乱七八糟的了，简直不堪入目。
修改成统一样式的 PPT 工程浩大，况且各个部门的内容，由谁去修改都不合适，万一改错了还可能造成一些误会如果大家都按照统一的格式填写，就不会有这样的问题，直接复制粘贴之后得到就是看起来前后连贯，板式协调的文档。
这中间可以节省很多时间学校的论文是作为文件存档的，每个学生按照自己的想法编辑出来的文档当然也不合适，也不正式毕竟，你见过几分文件是充满个性的？3 你为什么不用格式刷？说回那个同学他花了好长时间来研读那规范之后，发现自己沾沾自喜的审美和论文规范里面的规定的任何一条都八字不合。
不得已地，他又花了两三天时间按照规范的要求一段一段地把论文格式改过来，一个星期的时间就这样过去了只见他对着论文规范一行一句的设置的格式样式，那个认真和耐性，我自愧不如
到就要完工的时候，我问他“你为什么不用格式刷？你看，这样复制了样式之后，直接在论文上一刷就把格式设置好了，多快！”一边说，一边拿着鼠标示范给他看他看完了之后，两眼放光，破口大骂“你 TM 不早说！老子整了好几天了！”。
这个同学毕业之后，到目前为止都没有和我联系过，估计是那会结下的梁子……对于有文档规范的文档排版，其实是有窍门的先按照论文撰写规范的要求来做一个模板，然后用格式刷功能把模板中“一级标题”、“二级标题”、“正文”等等诸如此类的格式复制一下，最后在你要设置的文档上粘贴格式，文字部分的排版便易如反掌，三两下子搞定了，很是方便。
Word 里复制格式有两种方法：方法1- 使用菜单栏上的格式刷按钮选中含有你想要格式的段落文字，按下菜单上的格式刷，然后选中你想设置格式的段落文字，松开鼠标的时候就把格式复制过去了按一下格式刷按钮只能使用一次，按两次就可以多次使用复制下来的格式，直到你按。
ESC 退出复制格式模式为止方法2- 使用复制格式的快捷键选中含有你想要格式的段落文字，CTRL+SHIFT+C 就把格式复制了，然后选中想要设置格式的段落，按下 CTRL+SHIFT+V, 你可以看到两个段落拥有了同样的格式。
只要CTRL+SHIFT+C 一次，可以 CTRL+SHIFT+V 无数次，非常方便，我很喜欢。
4 我是坚决不使用 WPS 的！看着他使用 WPS 而不是 Office Word，我还很捉急地反复劝告他 WPS 有很多问题，不如直接换成 Office 2013 ，他一直置若罔闻他一如既往的支持国货，支持。
WPS 。哪怕是青春的流逝，哪怕是心灵的摧残，哪怕是情绪的浪费，仍然义无反顾。
那些 WPS 的问题，简直是使我深恶痛绝2014年那会虽然 WPS 的 Word 外观和功能都和 Office Word 相差无几，但是对于细节的处理，简直是呵呵论文上交之后，我的指导老师很快打电话给我。
由于对论文的内容和表达水准都非常自信，我美滋滋的等着被表扬万万没想到的是得到他气急败坏的训话：“你的论文怎么这样排版，页面全是乱的！……”这一顿训话来得毫无征兆，听得我一头雾水明明排版好的文档，怎么会到了他那里就变成乱糟糟的呢？。
后来我突然醒悟，问他“你用的是不是 WPS ？”，他说：“是的”“那是 WPS 的问题，我用的 Word 2013 是没有任何问题的！”费了九牛二虎之力，终于解释清楚但是他对我说的话还有一些疑惑Word 2013
新增加了打开 PDF 的功能，同时也可以将 Word 文档另存成 PDF 格式转换成 PDF 后，文档的格式就会固定下来后来，我在 Word 2013 里将论文另存为PDF 后发给他，他对我的解释表示深信不疑。
一场误会就此平息WPS 能够打开 Office Word 文档，但是呈现出来的页面排版效果有时候是不一样的有时候是细小的差别，可以忽略不计，有时候整个文档都乱了，简直不堪入目上面提到的论文排版案例就是属于后者。
我的文档在 Office Word 中呈现得很好，在 WPS 的 Word 里面图文混排就全移位了，分页也乱了，难怪那个知道老师看到我的论文会暴跳如雷后来再也没有用过 WPS，不知道那些问题现在解决了没有。
经历了如此种种，还是好好地使用 Office 套装吧，至于 WPS，谁爱谁用去。
个人感觉使用 Word 2013 有得心应手的感觉特别喜欢的是在 Word 里面可以通过拖拽的方式来排版图片，实现图文混排在 Word 2013以前的版本实现图文混排需要设置一些参数，用起来没有那么方便。
5 来学一点 Office 技能吧！
把这篇文章转到你的朋友圈可以将知识分享给有需要的朋友，有助于提升你的形象，不妨一试。长按下方二维码，可以接收到更多精彩的Office 技能分享，感谢你的关注！
亲爱的读者们，感谢您花时间阅读本文。如果您对本文有任何疑问或建议，请随时联系我。我非常乐意与您交流。
发表评论:
◎欢迎参与讨论，请在这里发表您的看法、交流您的观点。