word表格下空白部分(Office 使用手册（一）：Word篇)

一、Word的基本认识Word是主要用于文字的编辑与排版的文字处理软件，是OFFICE办公软件中最适用的办公软件之一 第一节  界面认识启动Word后，首先看到的是Word的标题屏幕，然后出现Word窗口，并自动创建一个名为“文档1”的新文档。

Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等五个部分组成。 

1) 标题栏：窗口最上端的一栏是标题栏，标题栏左边显示的是正在处理的文件的文件名对于新建的文档一般默认是：“文档1”2) 菜单栏：标题栏的下面是菜单栏，菜单栏中有【文件】、【编辑】等9个菜单项，对应每个菜单项包含有若干个命令组成的下拉菜单，这些下拉菜单包含了Word的各种功能。

3) 工具栏：【常用】工具栏：集中了23个Word操作中常用的命令按钮，它包含了有关文件管理、文本编辑、视图操作的一些常用命令将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停片刻，就会显示该图标功能的简明提示【格式】工具栏：

以下拉列表框和形象化的图标方式列出了常用的排版命令，可对文字的样式，字体，字号，对齐方式，颜色，段落编号等进行排版4) 工作区：进行对文档的输入或编辑操作5) 状态栏：位于Word的最下端，用来显示当前的一些状态。

例如：当前光标所在的页号，行号，列号和位置 6) “任务窗格”面板：将常用命令集中在里面，用户可以边使用命令边工作7) 标尺：利用标尺改变文档的页边距，并设置单个段落的缩进和制表位8) 滚动条，上箭头，下箭头：。

利用鼠标左键单击滚动条两端的箭头或者直接拖动滚动条中间的方形滑块，可以查看不同部位的内容9）视图切换按钮：所谓【视图】简单说就是查看文档的方式同一个文档可以在不同的视图下查看，虽然文档的显示方式不同，但是文档的内容是不变的。

对文档的操作要求不同，可以采用不同的视图视图之间的切换可以使用【视图】下拉菜单中的命令Word提供了五种视图方式：普通视图、Web版式视图、大纲视图、阅读版式、草稿视图页面视图：以通用格式显示文档，不显示页边距、页眉、页脚，可以方便编辑文档。

Web版式：显示文本，不显示分页符，只显示最小的边距，文本扩展到整个窗口，可显示指定的背景颜色和图片，适用于阅读文档大纲视图显示文档的组织结构，可以看到不同级别的详细内容阅读版式适合阅读时用，默认双页阅读。

草稿版式取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式二、 文本基本编辑第一节 文字格式设置文档经过编辑、修改成为一篇正确、通顺的文章后，还需要进行排版，使之成为一篇图文并茂，赏心悦目的文章。

我们主要介绍文字格式的设置，段落的排版，页面设置等一．设置字体、字形、字号、颜色．文字格式主要指的是：字体，字形，字号Word默认的字体格式是：汉字为：宋体五号；英文为：Times New Roman 五号。

此外还可以给文字设置颜色、边框、加下划、边框和底纹等设置文字格式的方法有两种：一是【格式】工具，二是【格式】下拉菜单中的【字体】（提示：利用快捷键Ctrl+B可加粗 ,Ctrl+I可倾斜）二．给文本加下划线、着重号、边框和底纹。

使用【格式】—【字体】：设置下划线和着重号，及效果；删除线，上标，下标，阴影，空心等效果使用【格式】—【边框和底纹】：可以设置边框的线形，颜色，宽度及底纹的各种颜色三．改变字间距，文字效果使用【格式】—【字体】：。

使用第二个和第三个选项卡，设置“字符间距”，“字的缩放”，“字的位置”，“文字效果” 四．格式的复制和清除对一部分文字设置的格式可以复制到另一部分的文字上，使其具有相同的格式设置好的格式，如果觉得不满意，那么也可以清除它。

使用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮 格式的复制    1. 选定已设置格式的文本    2. 双击工具栏上的“格式刷”    3. 将鼠标指针移到要复制格式的文本开始处，拖动鼠标    4. 取消“格式刷”功能：只要在单击“格式刷”或按ESC。

格式的清除    1. 选中要清除格式的文本    2. 按组合键Ctrl+Shft+Z第二节 段落的排版一．段落的左右边界的设置首先选定要设置段落左右边界的段落可一次设置全部文档各个段落的左、右边界，也可以单独设置一个或几个段落的左右边界。

方法1：【格式】— 【段落】：左缩进，右缩进，首行缩进，悬挂缩进方法2：使用标尺上的按钮：首行缩进，悬挂缩进，左缩进，右缩进二．设置段落对齐方式【格式】—【对齐】按钮可设置段落对齐方式： 两端对齐，居中对齐，右对齐，分散对齐。

【提示】：可快捷键使用两端对齐（Ctrl+L），居中对齐(Ctrl+E) ，右对齐(Ctrl+R)，分散对齐(Ctrl+Shift+D)三．行间距与段间距的设定通常我们用回车键插入空行的办法来增加段间距或行距。

另外在Word中，可以用【格式】单中“段落”命令设置精确的段间距和行间距行间距：一般情况下，对段落内的行距，Word会根据用户设置的字体大小自动调整行高的有时，键入的文档不满一页，为了使页面显的饱满、美观，可以适当增加字间距和行距；有时，键入的内容稍稍超过了一页，为了节省纸张。

可以适当减少行距行间距的设置：【格式】——“段落”，单倍行距，1.5倍行距，多倍行距等 段间距：段和段的距离，一般要比行间距要大而一般标题的段前和段后都设为18磅，以突出标题 四．设置项目符号和编号编排文档的时候，在某些段落前加上编号或某种特殊符号，这样会使用文章层次分明、容易阅读，可以提高文档的可读性，手工输入段落编号或项目符号不仅效率不高，而且在增加，删除段落时还需要修改编号顺序，容易出错。

方法1.选定要设置项目符号和编号的段落 方法2.【格式】菜单——“项目符号和编号”注意：1）项目符号，编号中的“自定义”，可更改项目符号或编号的样式2） 先输入一个（*）号，或1，然后输入空格或回车，可。

自动创建项目符号和编号三、 版面编辑第一节 页面基本设置页面纸张的大小、页边距的宽窄、以及版面的设置都会直接地影响到文档外观和打印结果因此，页面设置是排版中最重要的环节之一 在“文件”的“页面设置”下可以选择纸张大小和方向的选择 、纸张页边距的设置等。

第二节 插入页眉和页脚页眉和页脚分别是打印在一页顶部和底部的注释性文字或图形它不是随着文本输入的，而是通过命令设置的页码是最简单的页眉或页脚在页脚中，可以设置作者的日期、姓名等页眉和页脚也可以是比较复杂的。

页眉和页脚只能在页面视图和打印预览方式下可以看见（1）建立页眉/页脚 单击【视图】—【页眉和页脚】命令 （2）建立奇偶页不同的页眉和页脚 1. 单击【文件】—【页面设置】—【版式】，单击【奇偶页不同】复选框。

 2. 单击【视图】—【页眉和页脚】，进入【页眉和页脚】编辑区 （3）页眉页脚的删除 单击【视图】—【页眉和页脚】命令，进入页眉页脚编辑状态，按Del删除 （4）编辑页眉和页脚  若要在页眉区或页脚区中删除信息，请选择相应文字并将其删除。

在设置好页眉和页脚以后，它们并不是一成不变的：您始终可以通过打开【页眉和页脚】工具栏来对其进行更改然后，在页上的页眉和页脚区中，您可以选择文字、添加文字、编辑文字以及对其格式进行设置，就像处理普通文字一样。

 如果您已经创建了页眉或页脚，并且希望更改其中的信息，可以使用快捷方式到达页眉区或页脚区：在文档中，双击页眉区或页脚区，页眉和页脚就将打开 第三节 插入页码步骤如下：“插入”菜单—“页码”，在“位置”选择页码位置，设置“对齐方式”，“格式”项设置页码格式。

  第四节 插入分隔符Word具有自动分页功能，也就是说，当键入的文本或插入的图形满一页时，Word会自动分页有时候为了将文档的某一部分内容单独形成一页，那么可以插入分页符人工分页 插入分页符：方法１.。

“插入”——“分隔符”——“分页符”方法２.Ctrl+回车 删除分页符： 选定分页符，然后按Delete键四、 文档的打印第一节 打印预览当文档编辑，排版完成之后，就可以打印输出了，但是，为了节省纸张，Word提供了打印预览功能，使我们在打印前先查看一下排版是否理想。

如果满意，则打印，否则可继续修改排版文档预览窗口中有一预览工具栏工具栏中的“显示比例”是最常用的第二节 调整打印大小，范围（奇偶页）打印部分选定页： 1、单击“文件”菜单上的“打印”命令2、在“页码范围”框中指定要打印的部分文档。

 （如果单击“页码范围”选项，则应该键入页码或页码范围，或同时键入页码和页码范围） 只打印奇数页或偶数页： 1、单击“文件”菜单上的“打印”命令2、单击“打印”框中的“奇数页”或“偶数页”五、 Word表格的制作。

第一节 创建/插入表格一．绘制表格及输入内容在我们创建表格或编辑表格的时候，最好把“表格和边框”工具栏调出来.调表格边框工具栏的方法：“视图”——“工具栏”——“表格边框”绘制表格的三种方法：方法1.打开“表格”菜单，依次选择“插入”/“表格”命令

方法2.单击“常用”工具栏上的“表格”按钮（简单表格）方法3.“表格和边框”工具栏上，选择“铅笔”工具二．选定表格内容表格创建后，通常要对它进行修改例如，修改表格的行高和列宽，插入和删除行列等为了对表格进行修改，首先应选定被修改的表格部分。

选定表格的方法：1. 选定一个单元格（单击单元格的左边框）2. 选定多个单元格（拖动鼠标）3. 选定一列（列的上方，单击）4. 选定一行（行的左侧，单击）5. 选定整个表格（“表格”—“选定”—“表格”）

第二节 表格编辑一．插入行（列）与删除行（列）在已有的表格中，有时需要增加一些空行或空列，也可能删除某行或某列插入行：方法1.a. 定位插入点到某行中b.“表格”——“插入”——“行”方法2.a.选中“行”。

b.单击右键，从快捷菜单中选择“插入行”注意:如果插入多行，可以先选中多行列和行的插入相似 删除行或列:选中要删除的行或列方法1：单击“表格”菜单中“删除行”或“删除列”方法2：“右键菜单中的“删除行”或“删除列”。

二．修改列宽与行高方法1.将鼠标移动到边框线上，当指针变成双垂直细线时，拖动鼠标指针 方法2.设置精确行高 I. 将插入点移到要改变行高的行中 II. 选择“表格”—“表格属性”—“行”选项卡 （或右键菜单中“表格属性”） 。

三．合并单元格与拆分单元格在简单表格的基础上，通过对单元格的合并和拆分可以构成比较复杂的表格.1)合并单元格： 将几个相邻的单元格变为一个大的单元格I. 选中要合并的单元格 II. 选择“表格”—“ 合并单元格”命令 （或 右键菜单中的“合并单元格” 或 “格式”工具栏上的，合并单元格按钮）。

2)拆分单元格：将一个单元格拆分为若干个小单元格 I. 选中要拆分的单元格 II. 选择“表格”——“拆分单元格”命令 III. 在出现的“拆分单元格”对话框中，输入要拆分的行和列数 3)表格的拆分 如果要拆分一个表格,那么,先将插入点置于要拆分的那一行的任意单元格中,然后单击”表格”菜单中的”拆分表格”命令,这样就在插入点所在行的上方插入一空白段,把表格分开.如果要合并单元格,那么只要删除两表格之间的换行符即可.

四．改变单元格中的对齐方式表格中的文字同样可以用文档文本排版的方法进行设置:设置字体、字号、字形、颜色等数据在单元格中，存在9种对齐方式文字的对齐方式有水平对齐与垂直对齐两种，而水平对齐可利用“格式”工具栏上的“对齐”按钮，垂直与水平的对齐可利用“表格和边框”工具栏上的“对齐”按钮。

 六、 常用快捷方式第一节 快捷键的使用总结Ctrl+C复制Ctrl+V粘贴Ctrl+X剪切Ctrl+P打印Ctrl+S保存Ctrl+A全选Ctrl+F查找Ctrl+H替换Ctrl+G定位Ctrl+Z撤销上一步操作

Ctrl+Y撤销之前的撤销操作Ctrl+鼠标左键单击选中一句话F4重复上一步操作第二节 快速选定文本技巧选定一行文本，鼠标移到这一行最左端，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，单击一下就可以选定一行文本了。

选定一段文本，鼠标移到这一行最左端，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，双击一下就可以选定一段文本了全选整个文档，鼠标移到这一行最左端，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，三击一下就可以选定一行文本了（或者Ctrl+A）。

选定连续区域，先用鼠标点击区域的开始处，按住Shift，再点击选定区域的末尾即可选定不连续区域，按住Ctrl，先用鼠标选择第一段选定文字，按住Ctrl，再用鼠标选择其他区域文本 第三节 如何把Word文档转成PDF文件。

无论是OFFICE里的Word，还是WPS里的Word，如果我们写完文档，最终需要的文件格式是PDF那么，我们可以利用软件自带的另存为功能，直接进行格式转换具体操作路径：文件-另存为-格式选择PDF第四节 如何把PDF文件转成Word文档

我们知道PDF文件一般是无法编辑的，但如果你有编辑的需要，应该怎么办呢？我们可以利用WPS工具，将PDF文件先转换成WORD文件，在Word里进行编辑，最后重新另存为PDF文件（提示：5页以内的文档格式

转换免费，5页以上需要付费） 第五节 利用自动保存去恢复文档有时候我们在编写文档时，可能遇到电脑或者软件突然死机的情况，如果我们没有保存，那辛苦写出来的文档就找不回来了但如果我们能利用Word里自带的自动保存功能就可以轻松找回我们的文档了。

具体操作途径：Word-文件-选项-保存。在这里我们可以自己设置文档自动保存时间，最短时间为1分钟。这样可以极大地保护我们花费很多心血写出来的文案。

那么对WORD的基本介绍就先到这里了。

END感谢大家的耐心阅读。

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