来源：太平洋电脑网（ID：pconline_cn）亚里士多德曾说过这样一句话：我们日复一日做的事情，决定了我们是怎样的人因为所谓卓越，并非指行为，而是习惯日常办公中，常见一些Word用户在对文档进行编排时，习惯性地使用了很多不规范的操作方法，而这些不规范的操作方法常常是造成文档出现莫名其妙错误的重要原因。
要想提高操作效率，做出规范美观的文档，一些高效的操作习惯是必不可少的今天小编就给大家历数几个让人笑掉大牙的低效率操作，看一看你是否“中招”过？
空格键首行缩进中文书写习惯于在首行空两格，于是很多人也就习惯了在文章的开头，先通过空格键或Tab键手工实现“缩进”但是这种手工操作的最大弊病，就是当文字大小发生改变时，手工缩进往往不会那么和谐，经常需要再次调整空格数目。
低效操作：文章开头全用空格做“缩进”（“高手”则会通过TAB键“一键搞定”）。高效操作：将文字全部打完后，Ctrl+A全选整篇文档，然后进入【段落】面板，将“特殊格式”设置为“首行缩进”即可。
借助“段落”统一首行缩进
上下行对齐有时我们会在正标题下方添加一小段文字（比如英文）作副标题，出于美观性考虑，副标题可能会需要和正标题同等长度这样就出现了一个上下行对齐的问题，怎样才能让上下两行完全对齐呢？低效操作：通过字间距或手工添加空格的方法，来调整上下行对齐，But……你会发现总也对不齐。
高效操作：借助文本框书写第二行文字，然后将文本框对齐方式修改为“分散对齐”，接下来要做的，就是将文本框的两边对齐上一行就可以了，这样操作不仅迅速，而且可以对得非常精确。
借助“文本框”+“分散对齐”搞定高精度上下行对齐
格式刷“刷”天下格式刷让很多人知道，原来“格式”也是可以复制的！But，滥用的结果就是……所有场景不分青红皂白地“刷”来“刷”去，甚至要给一篇30多页的文档二级标题换一下字体，也要刷到手抽筋低效操作：所有格式的“复印”都用格式刷搞定。
高效操作：借助“样式”功能统一更换字体格式。譬如上文这种情况，先将所有二级标题设为同一样式，然后在样式窗格中右击【样式】-【修改】，即可快速完成对所有二级标题的格式修改。
借助样式统一更换同级别标题格式
绘制组织结构图组织结构图是平时经常用到的一类项目，相比文字内容，组织结构图更有条理且更容易被观者接受传统方法是借助自定义图形与文本框绘制，但这样做有一个最大弊病，那就是当组织结构发生改变时，所有项目都需要手工重连。
低效操作：通过自定义图形、文本框手工绘制高效操作：借助SmartART功能生成，除了速度更快以外，SmartART的另一个优势则是当你用鼠标拖拽其中一个节点时，其余节点与连接线也会自动匹配这一变化，省去了手工修正的麻烦。
SmartART制作智能组织结构图
一键选择相同格式文本选择相同格式文本的最大用意，莫过于快速高效地统一更改它们的格式了不过如果文档很长，传统选择是个很痛苦的活儿，还很容易缺项漏项低效操作：按住Ctrl键一个个选择高效操作：首先选中第一段文本，点击。
【开始】-【选择】，点击“选择格式相似的文本”即可。
一键选择相同格式文本
对文档分页文档编辑过程中，常常遇到手工分页的问题传统方法是通过回车键手工“分页”不过如果文档后期有修改时，手工分页的结果常常是后段文字格式错乱，这时又得需要重新排版分页低效操作：直接在段落后面打回车高效操作：
点击【插入】-【分页】。与传统“回车分页法”最大的差异是，“插入分页法”无论前段文字出现过多少的添加与删减，后一段都会永远停留在一个新页面，不会出现段落错位的情况。
通过“分页符”分页
快速录入中文数字（财务人员专用）财务工作者常常需要在文档中输入大量的中文数字，虽然现在的输入法对于中文数字录入会有一些便捷方案，但终究很麻烦其实Word中有一个简单方法可以快速解决这个问题，这就是“插入”菜单下的“编号”。
低效操作：直接用输入法敲出中文数字。高效操作：首先用小键盘打出阿拉伯数字，然后选中数字，再点击【插入】-【编号】，最后从中挑选对应的中文数字类别即可。
快速录入中文数字写在最后：其实类似的情况在Word中还有很多，很多时候我们常常会被各种“高效”的方法所蒙蔽而越是这些简单的方法，常常也是最费力的正确使用办公软件，关键在于在恰当的时候选择恰当的方法，希望今天介绍的这些内容对大家有所帮助。
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