excel中将一列移动到另一列(我们工作中的Excel和Word)

将日常工作中学习到的Word和Excel的一些操作技巧进行整理和汇总，形成了这本小册子，其目的主要是做个备忘录，以方便自己和一些同事、朋友的使用，因为有些操作方法是几经探讨得来的，但在使用时还总是出现疑惑

和问题，现在趁着还熟悉，特记于此工作中遇见很多编程高手，可以利用很多软件处理很复杂的问题但我觉得在一般情况下，熟悉Word和Excel的操作用处可能更大一些一是因为专业软件很难学会和掌握，二是一些简单的问题用。

Word和Excel处理起来可能更便利我所说的熟悉Word和Excel并不是要成为专业人士，而是能够用其高效解决工作中的实际问题即可，没有要求大家精益求精的进行研究，当然更不用学习VBA编程方法所以这个小册子里的

操作方法和术语不一定是标准的，但是肯定是亲测有效的整个小册子只有8千字，只要是翻看的人能从中找到一个可以缩短工作时间的方法，我觉得就是值得的网络上能找到这两个软件各种函数的用法，但要怎样灵活应用到工作中。

才是问题的关键正所谓“阵而后战，兵法之长，运用之妙，存乎一心”，学到用到才好一、Word中的分隔符在我们起草报告或发布通知的过程中，经常遇到如下情况：第一，在Word中插入表格，当表格宽度较大时，需要横向

排版，也就是在竖版的文档中插入若干页横向页面；第二，报告中经常需要有封面和目录，而封面和目录是不需要加页码的，正文的页码要从1开始编码。这两种情况都需要用到Word中的分隔符，如下图：

在Word中进入“布局”设置，在需要的位置（如封面的最后）插入“分隔符”中的“下一页”，这时Word文档会在其后自动加入一个空白页，此时设置该页的格式（如设置为横向），不会造成该页上方其他页面的改变若插入页码，

可在页脚部分双击，进入“设计”，将默认的“链接到前一条页眉”去掉（用鼠标点击一次即可）。

然后进入“页码格式设计”界面（双击页脚可看到），将起始页码设置为1（或需要的页码），见下图。

若不是为了解决“页面不同”和“插入页码”的问题，而仅仅是让某个内容永远在新的一页的顶头（例如不同领导发言稿的装订），则可在上一章的末尾用组合键“Ctrl + Enter”进行强制换页，这样前面内容篇幅的变化不会影响到后面章节的位置（

总在新的一页上）这比打很多回车进行换页要有效的多二、Word中自动插入目录在一份较长的报告中经常需要插入目录，很多时候我们是在做好正文内容后，按照标题所在页码直接输入形成目录，但一般报告的成形过程比较紧张

，总是在反复斟酌修改（往往要到最后时刻），这样最后做目录时就非常容易出错（页码出错或者标题不能对应）。因此最好是自动生成目录，这就需要我们将标题直接设置为Word中的标题格式，如下图：

启动Word后一般会在上方（工具栏）看到上图，将标题直接设置为标题1（一级标题），标题2（二级标题）的样式（直接选中标题，然后鼠标点击上图中的标题1即可），设置为标题样式后，文字格式发生了变化，我们再重新设置格式即可（

包括字体、行间距等）在需要插入目录的页面，我们选择“引用”，进入目录设置，如下图点击阴影部分即可插入目录正文更改后，只需在插入目录的任意位置点击鼠标右键，即可进行更新，可更新整个目录（若标题内容有变化）。

，也可只更新页码。

如此设置后有一个好处，可以快速定位到某部分内容。

一是鼠标点击目录中某一标题即可定位至正文中该标题的位置，二是可以利用Word中的导航窗口（用Ctrl+F可以很方便的调出），点击对应的标题也可定位正文位置，见上图三、Word中的邮件合并工具在工作中有时

需要针对不同的部门或个人发放通知或文件，如年终给各个系部核拨奖励绩效总量的通知，给每个考生制作准考证（或录取通知书），或者通知每个人工资明细等在这些通知或文件中既有共性的内容和格式，又有个性化的数据（如

姓名、单位名称、绩效总量数据、考号等），若逐个数据填入，则费时费力，且可重复性非常低可以利用Word中的邮件合并工具解决该问题，步骤如下步骤一，首先设置共性的模板，如下图所示，其中需要填入教师姓名，其对应的岗位工资、薪级工资和本月实发工资的数额。

步骤二，将所需要的信息存储到Excel表中，如下图所示，注意第一行必须是数据标签行。

步骤三，打开Word中的邮件合并工具，如下图。进入“选择收件人”—“使用现有列表”，然后选择步骤二中Excel表的位置并打开。

步骤四，第三步完成后，邮件合并工具中的“插入合并域”从灰度变为黑色（即可操作），点开后如下图，显示的正好是Excel第一行的内容（所以一般情况下，Excel第一行都设置为标题行）。

步骤五，在模板的对应位置插入对应的域（在对应的域上点击鼠标即可），得到下图。

步骤六，选择“完成并合并”—“编辑单个文档”，然后可以将Excel中所有的内容插入到Word中，并且每一页Word对应着Excel中的一条记录。

按照上述方法即形成了所需要的文档，并且格式需要修改时，只要调整模板然后重复上述操作即可重新生成需要的文档利用邮件合并工具有如下几个问题需要注意：1. 每一页Word文档只能对应一条Excel记录有时内容

较少，想在一页上写两个人的信息，打印后再裁开，然而仅利用邮件合并工具，是不好实现的2. 当数据有小数时，Excel表中的数据最好转化为字符型，或者利用round函数将小数位截取有限位，比如2位（注意不要

设置数值格式显示2位小数），否则插入数据后，Word中数据的小数位可能自动显示为18位，较难处理3. 有时邮件合并工具中需要添加照片（如准考证）2020年在制作招聘人员准考证的过程中，经过反复测试，终于实现

了照片的自动插入，具体步骤如下：A、Word中的“插入”-“文档部件”--“域”--（类别中选择“链接和引用”，域名中选择“includepicture”，域名中随便添加一个位置，如“c:\”）B、这时图片是不可见的，调整。

照片的绝对大小和格式（注意可能不能设置文字环绕方式，此问题待解决）由于是设置的照片的绝对大小，所有不用纠结原照片的大小，插入后可确保准考证中照片同等大小C、利用快捷键“shift+F9”，进入脚本编辑状态，将。

“c:\”替换为数据库中的绝对位置对应的域，即替换为每个人员照片的位置此时不能保存，否则最后只显示第一个人的照片（切记切记）D、执行上述邮件合并的步骤6（c:\替换为Excel的域,地址\\），然后全选，然后利用F9刷新，照片。

将会自动更新虽然上述试验花费了较多的时间，但后面应用起来会比较高效其实工作中Word和Excel的应用经常会出现这种情况，感觉采取新的方法和公式可能会用掉更多的时间和精力（相对应旧的办法而言），但只有经过这个过程才能逐渐掌握更。

高效的方法若没有邮件合并工具，每年各个系部奖励绩效总量核拨通知的制作可能就要花费很长时间了在上述测试中我还得到了意外收获：由于招聘系统的一个小bug，招聘报名者的身份证号无法导出，但是照片是以个人姓名+

身份证号命名的，因此只要将所有照片的地址输入到Excel中，再利用Excel的“分列”功能，即可提取出姓名和身份证号，但是如何一次性获得所有人的地址呢？测试后发现，先选择所有照片，按住shift键，然后鼠标

右键，从中选中“复制为路径”，可以复制所有选中文档的位置，该位置可直接粘贴到Excel表中，每行是1个文件的路径四、Word中书籍折页的打印我们的一些报告（比如汇报材料、结题报告等）、报表（比如职称评审表。

、课题申请表等），当页数比较少时，经常需要制作成书籍折页，中缝装订的小册子（比如你现在看的这个小册子）在Word中可以在页面设置中进行书籍折页的设定，见下图首先记录下原文档的页边距（因为书籍折页后页边距

会发生变化，为保证书籍折页不改变原文档的格式，我们需要将页边距保持不变），然后将下面“页码范围”中的“多页”通过下列菜单修改为“书籍折页”（上面的纸张方向会自动变为横向），这时页边距会发生改变，按照刚才的记录进行修改，最后

在点击该窗口上部的“纸张”，进行“纸张大小”的设置，若原文档为A4，则纸张设置为A3，若原文档为32开，则纸张设置为A4，若原文档为B5，则纸张设置为B4设置好后，选择能进行双面打印的打印机，设置为“双面

打印（翻转短边）”进行打印即可。在不可双面打印的打印机上，需要手动翻转页面进行逐页打印。

五、Word中“引号”格式的修改经常起草报告（包括毕业论文）的领导和老师基本都经历过如下痛苦：领导要求将报告中的阿拉伯数字都改成“Times New Roman”字体，我们通常的做法是全选，然后将字体修改为

“Times New Roman”（这样操作不会影响汉字的字体），但操作过后会发现所有的双引号“”的字体也全都变成“Times New Roman”了（即使不这样操作，报告中的双引号也经常字体不对），这时

就需要修改双引号的字体，例如将它们全部更正为“宋体”，我在以前都是一个个的改，万一领导重新修改了一遍稿子，前面的工作就完全白做了也试过很多快捷方法，但效果都不好那么如何批量修改呢，方法如下：首先，利用查找

功能，注意在2007以上版本的Word中，利用Ctrl+F键不能解决该问题（该组合键会进入导航窗口中的查找），而是需要调用下图中的高级查找（在Word的右上角）。

进入高级查找后，输入“Times New Roman”字体的引号（"），然后点击“在以下项目中查找”,再点击“主文档”（这个是关键的步骤，原来一直搞不成的原因之一），见下图：

点击确定后，文档中所有的引号都被选中了，在选中状态下更改字体为“宋体”即可达到效果（注意，因为只选中了双引号，所以只会更改双引号的字体，而不会影响其他字体）也就是说此操作的核心是如何全部选中，然后改字体，而不是替换。

（这算最早想采取的解决办法），原来曾试验过多次，但是都不能实现，看来是犯了方向性错误六、Word中的表格在Word中做表格大家一般都比较熟悉，但有几个细节再此进行说明1. 插入表格后，表格上面没有内容，现在想在上面添加内容（。

如表格题目），或者一个表格太长了，分页后想将表格拆分为两个（注意当表格是一个整体时，如果我们想调整单元格的宽度，则表格即使在多个页面上，那所有页面的表格都会跟着变，一些申请表中经常出现这种情况，造成格式非常难看）

我们可以将鼠标定位在想要拆分的表格位置的第一列中（即左上角的单元格内），然后利用组合键“Ctrl + Shift + Enter”实现上述需求2. 若一个表格占满了正好一页，往往表格下面会出现一个空白页，并且不好删除，影响打印和美观。

这时我们可以将鼠标定位在空白页，然后设置行间距为固定值，将行间距设定为1磅，这样一般能解决问题3. 当表格较长需要分页时，我们一般要重复标题行，否则会影响第二页的阅读便利性我们可以通过设置使其自动重复标题行。

，如下图。选中表格的标题行，Word上方会出现“布局”选项框，进入后点击右上角所示的重复标题行，则标题行会在每页上自动重复出现，修改第一页（只能修改第一页），所有页的标题行会自动变化。

4.需要注意的是，在正文后面插入表格时，表格会自动继承正文中的格式，例如空两格，行间距等这也是为什么很多文档中的表格怎么修改格式，字体总是不能居中的原因我们需要全选表格，进行格式的统一修改☆☆☆☆☆☆☆☆☆

☆☆☆在进行下面的Excel应用之前，我们假定以下基本操作是大家已经掌握并能应用的（如果你知道，可以忽略）：1.在Excel表中某个单元格的位置可以用英文字母和阿拉伯数字表示，例如A1表示excel表左上角的单元格

。两个单元格的位置用冒号链接起来表示从左上角到右下角的一个区域，比如A1:C3表示下图中阴影部分的区域。

2.Excel公式中的参数（或者区域）可以通过点击鼠标（或鼠标的拖拽）进行选择；3.在Excel表中，我们可以通过鼠标按住单元格右下角进行拖拽，实现内容或公式的自动填充例如可以填充序列（我们在加序号的时候常用。

），可以在第一行输入求和公式后，通过鼠标拖拽实现对所有行求和4.双击Excel表中的公式，我们可以编辑该公式，若这时我们误点鼠标（例如想通过点击鼠标退出公式编辑状态），会造成公式运算的错误，因为我们可能给了公式一个新的引用位置。

退出公式编辑状态最好的操作是“回车”七、Excel中非常需要注意的事项在应用Excel时，有几个非常重要的事项需要引起非常的注意，否则会在很大程度上造成后续操作的低效，甚至引起结果的错误1. 分清绝对位置和相对位置。

Excel中每个单元格对应着一个位置，Excel中几乎所有的公式都是对位置的引用为增加公式操作的便利性，Excel公式中的位置一般是相对位置，这也是Excel能够实现公式自动填充的基础例如若干列求和，我们只需在D1。

单元格内输入公式“=sum(A1:C1)”,然后用鼠标按住该单元格的右下角向下拖拽即可实现各行的求和之所以这样操作能够获得各行之和，是因为我们在公式中引用了相对位置，自动填充公式后，Excel会根据位置变化。

而改变（可以将位置看做平面坐标，位置移动多少，公式中的引用位置也相对平移多少），当公式自动填充至D2单元格时，列未变，行加1，因此公式自动更改为“=sum(A2:C2)”，若公式自动填充至E1时（公式）

，行未变，列加1，则公式自动更改为“=sum(B2:D2)”，变成了求区域B2:D2之和若想让某一列的数乘以一个固定的数，例如年终测算每个人的奖励绩效时，已经确定了每名教师的绩效系数，乘以基数得到每人的奖励绩效

，则可将基数放到表中某个单元格内，然后绝对引用该位置，如下图基数放到E1单元格内，在C2处输入公式“=B2*$F$1”计算张三的奖励绩效，向下拖拽公式可计算所有人的奖励绩效，因为基数引用的是绝对位置，因此。

C3单元格内的公式填充为“=B3*$F$1”，即绩效系数的对应位置变为李四的，基数位置不变。

按照上述方法，调整基数（例如将900修改为950）可得到所有人员奖励绩效的变化情况，最后根据政策得到合适的基数灵活应用绝对位置和相对位置可以方便地解决一些实际问题，但错误使用绝对位置和相对位置又会造成错误。

，并且是不容易发现的错误我们老家流行一句俗语“打算盘不记位，一辈子也学不会”，Excel的应用也要先分清绝对位置和相对位置的引用方法，输入公式后一定要看一眼位置的引用方法是否正确2. 不要破坏数据表格结构。

一般情况下，领导会要求我们做出的表格整齐划一，并且可能有特定的格式要求除非该数据只使用一次，否则千万不要在原始表格中进行诸如“合并单元格”、“两个字的名字之间加空格”、“第一行合并后设置为标题”等操作，如果确实需要我们可以重新建立一个需要呈报给领导的表格。

因为一旦进行这些操作，以后再应用该数据时会造成不必要的麻烦以合并单元格为例，当多个人员属于某一个部门时，领导经常要求我们要把这些人的部门合并为一个单元格，如下面的左图所示，但这种方式在分类汇总等各种运算中都会出现问题，我们应该采用的方式是下面右图的

方式。

八、Excel中数据的提取与比对工作中经常需要比对两个数据表，或者将一个数据表的数据提取到另一个数据表中（至少在人事、劳资、财务、学生管理等工作者都会有类似工作需求）见过很多朋友，只是将两个表的数据分别排序，然后再进行比对或数据提取，。

这样效率低而且容易出错，但vlookup函数可以很容易的解决这个问题这个函数的应用如下：=vlookup（参数1，参数2，参数3，false）其中参数1是明确提取谁的信息，参数2是明确从哪个表中提取信息，参数3是明确提取信息表中的哪一列，最后的。

“false”是表示需要精确匹配。假如需要提取下列人员的实发工资信息，则输入公式如下图所示。

其中第1个参数为A2，表示此处提取张三的信息，所提取的信息来自Sheet2表格，表格内容如下图所示，第2个参数为Sheet2!$A$2:$D$8，即选取下图中的阴影部分。

注意第2个参数的首列必须也是姓名要提取的实发工资位于所选择区域的第4列，因此第3个参数为4，最后输入“false”进行精确匹配，回车后即可提取到张三的实发工资261，公式下拉后即可得到所有3个人的实发工资。

应用该公式需要注意的几个问题：1. 参数2中所选的区域一定是对绝对位置的引用，即$A$2:$D$8，而不是A2:D8，否则下拉填充公式时，选择区域会发生改变，造成找不到某个人的信息这是在应用vlookup

函数时经常会犯的错误当参数2中所选区域在另一个表中时，直接选择得到的区域范围即为绝对位置引用，当所选区域与参数1来自同一个表（不同sheet）中时，直接选择得到的区域范围是相对位置引用，需要手动增加绝对

引用符号“$”2. 当vlookup函数未找到对应值时，将返回“#N/A”两个表分别利用vlookup进行相互引用一次，利用Excel的筛选功能，可以知道两个表之间的差别，即这个表比那个表多了谁，同时少了谁？

3. Excel可以通过较为巧妙的设计，提高函数的利用效率以vlookup函数的连续调用为例：我们经常需要从另一个数据表中提取多列数据，那就要多次调用vlookup函数，这时我们可以将excel表格设计为下。

图的形式：

请大家注意参数的变化，第1个参数中的A2变化为“$A2”，即“列”变为绝对位置，“行”仍然是相对位置，第3个参数不再是输入的数字，而是引用的“B$2”，注意“行”为绝对位置，“列”仍然是相对位置，这样回车后即可提取到张三的岗位工资

229，将该公式向右拖拽自动填充公式后，可以得到张三的薪级工资和实发工资，选中该行（B3:D3）向下拖拽可提取所有人的所有工资项目这里面其实包含了公式和位置的灵活应用：向右拖拽填充公式是为了提前“张三”

对应的多个工资数据，所以张三的位置不能动，要固定A列，否则向右拖拽到C列时（即薪级工资对应的列），参数1将会变为“B2”，就提取不到张三的信息了，向下拖拽填充公式是为了提取其他人员的信息，所以不能固定2行

，否则向下拖拽到第4行时（即李四对应的行），参数1将仍然是“A1”，即提取的仍然是张三的信息第3个参数的引用方法的道理与此类似学习任何一门科学或技艺有点类似于一场战斗，先找到敌人的薄弱环节撕开一个口子，然后再不断扩大战果。

vlookup函数是我接触Excel时找到的一个突破口，因为工作中涉及到大量的数据比对，迫使我不得不研究、熟悉和应用这个函数，并且在应用中不断的发现和积累技巧（其实vlookup函数远不止以上的应用），

并且在这个过程中逐渐发现了学习应用Excel的乐趣和探索新方法的途径阳明“心学”的核心是“事上练”，只要在实际应用中不断琢磨，慢慢就能发现新的方法和途径九、Excel中的分类汇总及数据透视在工作中经常需要进行分类统计，比如。

按照部门统计人数，收入等情况开始时我主要应用分类汇总操作，现在更多的应用数据透视表功能了由于分类汇总也有一些有趣的东西，因此下面对两种功能都做简要说明首先选择Excel表的整体区域，然后选择“数据”-“

分类汇总”，得到如下分类汇总操作界面。

其中“分类字段”设置按照什么进行分类（例如部门），“汇总方式” 一般可以选择“计数”或者“求和”等，最后勾选需要进行汇总的“汇总项”即可若分类汇总后想取消分类汇总的结果，则进入分类汇总界面后，点击左下角的。

“全部删除”，即可回归原始数据分类汇总后，Excel的左侧会出现下图格式，默认处于3的状态，即包括原始数据、各部门汇总结果和总体汇总结果；用鼠标点击2，则不再包括原始数据，只显示各部门汇总结果和总体汇总结果；用鼠标点击1，则只显示总体汇总结。

果。

利用分类汇总需要注意：1.数据的第一行必须是数据标签行；2.分类汇总后要把分类汇总的结果复制到其他表格中去时，需要用到“开始”-“查找和选择”-“定位条件”，首先全选，然后进入“定位条件”的界面如下从中勾选可见

单元格，确定后再进行复制，这样粘贴到其他表格中即可。若直接复制而不进行上述定位操作，则会将原始数据一起复制。

当要处理的数据较为复杂时，数据透视表是更好的选择首先全选Excel表格的数据区域，然后从Excel表中的“插入”-“数据透视表”进入下面的数据透视表界面选择的区域“Sheet1!$A$1:$C$3”即为

开始插入透视表前选择的区域，数据透视表的位置一般选择“新工作表”，即在本Excel表中插入一个新的sheet。

插入后得到下图所示的数据透视操作窗口，包括两个区域：数据透视区域和字段操作区域可以用鼠标按住字段拖拽到下面的行、列和值中，左侧的数据透视区域会自动呈现结果点开下图中值中“计数项：奖…”的下拉三角，选择其中的

“值字段设置”，可以更改分类计算方法，计数还是求和（或者求均值、标准差等）。

十、可能常用的公式或操作在Excel的应用过程中积累了一些常用的公式应用和操作经验，将其中一部分总结如下，从中可以了解一些函数的用法，并逐步熟悉Excel的工作环境及其公式的灵活运用：1. 名字中间加空格

为呈现美观，我们有时需要将两个字的名字中间加空格，当名字较多时，反复操作较为费时，假如名字是在第A列，则可用下面的公式：=IF(LEN(A1)=3,A1,MID(A1,1,1)&""&MID(A1,2,1))

该公式用了if语句，首先判断名字的长度（函数len），若为三个字，则直接提取该名字，否则中间加空格（其中用到了字符提取函数mid和字符串链接符号&）2. 条件求和：sumproduct函数该函数类似于分类汇总，应用起来更加方便，但公式编辑较为复杂，。

近两年在年终计算各部门奖励绩效总量时一直利用该函数用法如下：=SUMPRODUCT((条件1)*(条件2)*操作数据)例如，假设表1中的区域C2:C304为人员所在单位（如人事处、铁道工程系等），表1中。

的区域D2:D304为人员性质（管理人员、专任教师等），若设定条件1为“表1!$C$2:$C$304=铁道工程系”，条件2为“表1!$D$2:$D$304=管理人员”，操作数据为奖励绩效，则上述公式可以计算得到铁道工程系管理人员

奖励绩效的总和。还有其他一些函数和操作方法，有机会时再继续补充。并且靠文字叙述上面的具体操作，不太清晰，大家可以当面探讨。

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