视频会议系统改变了从以前的单对单的电话沟通方式，而实现了单对多、多对多的可视化沟通，视频会议系统帮助企业解决了远程会议沟通障碍，视频会议使决策更为高效，视频会议的应用模式也越来越灵活，中小企业对视频会议的消费变得越来越普遍，视频会议由小众市场走向大众市场。
另外由于用户的视频应用需求日渐旺盛，以视频会议延伸的如远程教育、监控等新应用扩展层出不穷，企业应用将拉动视频会议系统潜在价值视频会议的优点：省钱，省时间，节约精力、简化决策流程，提高管理的效率视频会议可以实现因远程沟通带来的不便，运用视频会议系统，可以实现远程出席、行政会议、远程医疗、异地教育等多种应用。
1.在音频效果方面，软件视频会议系统主要通过PC架构，利用视频进行通信，一般采用MPEG-4软件编码器，宽带水平不高的情况下也能保证一定的图像和声音效果，软件集成方便；2.在网络要求方面，在用户日常使用的网络条件下，软件视频会议系统即可以正常使用。
它基本上都是基于IP网络开发，56kb/s的拔号、ADSL和专线网络等环境都可以顺利接入，对于代理服务器和防火墙也没有什么特殊要求；3.在灵活性方面，软件视频会议系统能够在不同场合使用，在移动环境中也能够使用，非常方便。
它可以使人们可以走出固定的地点，完全颠覆传统视频会议的空间应用概念，真正开始了“随处可用”的时代；
4.在功能方面，软件视频会议在满足视频要求之外，还可以进行数据操作，非常全面音频视频、文字、图像、文件等多种通信方式，让多方参与者都能实时交流；5.在维护费用方面，由于其一般采用采用Windows操作系统，技术人员比较熟悉，方便日后的维护安装工作，如果不是服务器硬件出可题，并且有视频会议服务端软件，信息局技术人员可以自行安装配置，降低了维修费用。
视频会议系统是网络高速发展下的产物，使用视频会议系统不但可以节省昂贵的出差、传真、电话费用，并且能够提高公司在短时间内的决策，还随时可以召集会议，不会因为出差等事件影响了决策的最佳时间。
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